BW Bekleidungsmanagement GmbH: Werte und Compliance

Werteorientiertes-Compliance-Management-System

Als öffentliches Unternehmen steht BwBM im Mittelpunkt vielschichtiger Interessenslagen von Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit. Das Spannungsfeld zwischen dem eigentlichen Auftrag - der Versorgungssicherheit für die Bundeswehr auf der einen und dem betriebswirtschaftlichen Ertragsdenken auf der anderen Seite - bestimmt den Umgang mit dem Werteorientierten-Compliance-Management-System. So werden die höchsten unternehmensethischen und rechtlichen Ansprüche von BwBM gleichermaßen nach außen vertreten und auch intern durch unser tägliches Verhalten mit Leben gefüllt.

Werte- und Compliance-Orientierung bedingen sich gegenseitig wie die zwei Seiten einer Medaille. Auf der Grundlage der Werte Respekt, Verlässlichkeit und Leistungsbereitschaft hat BwBM ein Integritäts- und Werte-Management-System erarbeitet. Dahinter steht die Erkenntnis, dass nachhaltige Wertschöpfung im Unternehmen nur erreicht werden kann, wenn sich die Akteure an moralische Prinzipien und Überzeugungen binden und diese im Firmenalltag mit Leben füllen. Diese Werteorientierung soll helfen, den Anspruch im Führungshandeln und im alltäglichen Umgang miteinander umzusetzen.

Erst wenn Werte und ethische Geschäftsprinzipien in den Köpfen und Herzen von Führungskräften und Mitarbeitern verankert sind, erlangen sie handlungsleitende Funktion und können als Grundlage für die Implementierung eines Compliance-Management-Systems in die Unternehmenskultur dienen.

Die Basis des Compliance-Management-Systems bilden die Null-Toleranz-Haltung gegenüber Korruption sowie der Grundsatz strikter Legalität, der die Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Vorgaben für alle Handlungen, Maßnahmen, Verträge und unternehmensinternen Regeln beinhaltet. Das Compliance-Management-System soll gewährleisten, dass das Unternehmen sein eigenes Geschäftsmodell, seine Reputation sowie die finanziellen Bedingungen schützt und verbessert.

Der Wert der Legalität steht für BwBM über der Profitabilität. Das bedeutet, das Prinzip des ausschließlich legalen Handelns zu bejahen. Lieber verzichtet BwBM auf das Erreichen gewisser Ziele, als gegen Gesetze, anerkannte Normen und Werte zu verstoßen.

Respekt

Verlässlichkeit

Leistungsbereitschaft

Corporate Governance-Strukturen

Das Werte- und Compliance-Management-System ist substantielle Komponente unseres strategischen Managements und unserer Corporate Governance-Strukturen. Die enge Verzahnung zwischen handlungsleitenden Werten und Compliance, aber auch die enge Vernetzung mit dem Risikomanagement, dem internen Kontrollsystem und den Geschäftsprozessen machen eine Orientierung an geltenden Standards der Effizienz, Transparenz und Kontrolle möglich. Sie sind Bestandteile unserer Ausrichtung an dem öffentlichen Auftrag.

Das Hinweisgebersystem der BwBM

Wir, die BwBM etablieren eine auf Werten basierende Unternehmenskultur und bejahen das strikte ausschließlich legale Handeln. Dazu ist die Aufmerksamkeit („Nicht-Wegschauen“) aller sowie die Bereitschaft bei konkretem Verdacht Hinweise zu melden, erforderlich. Dabei soll kein Klima des Misstrauens entstehen. Es soll vielmehr Schaden vom Unternehmen und seinen Mitarbeitern abgewendet werden. Allen Betroffenen soll die Möglichkeit gegeben werden, über eventuell belastende Situationen sprechen zu können.

Verstöße von Einzelnen können das gesamte Unternehmen schädigen und damit jeden einzelnen Mitarbeiter!

Das Hinweisgebersystem der BwBM besteht aus zwei internen als auch einem externen Kanal für die Meldung von Verstößen. Intern sind das der direkte Vorgesetzte* oder die Compliance-Managerin, extern eine vom Unternehmen bestimmte Ombudsperson. Unser Werteorientiertes-Compliance-Management-System soll unsere Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner schützen. Unseren Mitarbeitern wollen wir damit die Möglichkeit eröffnen in einem geschützten System Hinweise geben zu können.

Verstöße melden - aber wem?

BwBM bietet verschiedene Wege, um einen Verstoß zu melden. Auf Seiten des Unternehmens steht Ihnen Ihr direkter Vorgesetzter (wenn Sie eigener, beigestellter, gestellter oder zugewiesener Mitarbeiter der BwBM sind) oder die Compliance-Managerin telefonisch, per E-Mail und auch persönlich zur Verfügung.

Um etwaige Regelverstöße anonym gegenüber dem Unternehmen melden zu können, hat BwBM eine neutrale, externe Vertrauensanwältin als sog. Ombudsperson bestimmt. Diese Ombudsperson steht allen Mitarbeitern, Geschäftspartnern und externen Dritten als persönliche Ansprechpartnerin zur Meldung von Regelverstößen zur Verfügung.

Die von der BwBM bestellte, externe Ombudsperson, die Rechtsanwältin Frau Dr. Niewiarra, steht Ihnen bei Hinweisen auf mögliche Verletzungen von rechtlichen Regelungen, internen Richtlinien oder anderem schädigenden Verhalten zur Verfügung. Dabei stellt sie sicher, dass Sie auf Wunsch gegenüber der BwBM anonym bleiben können. Um der Ombudsperson eine Rückmeldung oder Nachfragen zu Ihrem Hinweis zu ermöglichen, müssen Sie Ihre Kontaktdaten mitteilen. Die BwBM hat gegenüber der Ombudsperson unwiderruflich auf sämtliche Auskunfts- und Informationspflichten verzichtet. Die Ombudsperson wird Ihre Daten nur an die BwBM weitergeben, wenn Sie ausdrücklich damit einverstanden sind. Sie bleiben also der BwBM gegenüber anonym!

Nach dem Eingang eines Hinweises erfolgt in einem ersten Schritt eine Prüfung auf Plausibilität und Stichhaltigkeit, bei Unklarheiten nimmt die Ombudsperson mit Ihnen Kontakt auf. Danach werden von der Ombudsperson sämtliche Informationen, in dem mit Ihnen besprochenen Umfang, an die Compliance-Managerin zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.

Alle Hinweise werden vertraulich behandelt und der Hinweisgeber entscheidet selbst, ob er dem Unternehmen gegenüber seine Identität wahren will oder nicht. Die bestellte Ombudsperson stellt sicher, dass Meldungen von Hinweisgebern, die nicht durch das Unternehmen identifiziert werden möchten, anonymisiert weitergeleitet werden.

Verstöße melden - aber richtig!

Damit Ihr Hinweis korrekt bearbeitet werden kann, ist es wichtig, dass der Inhalt so verständlich wie möglich ist. Er muss auch von Personen nachvollzogen werden können, die nicht bei der BwBM arbeiten und die Kollegen und Prozesse vielleicht nicht so gut kennen wie Sie. Bitte versuchen Sie bei Ihrer Meldung die fünf W-Fragen zu berücksichtigen:
Wer?
Was?
Wann?
Wie?
Wo?

Für uns ist es sehr hilfreich, wenn Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Falls Sie dazu bereit sind, aber dennoch Ihre Anonymität gegenüber dem Unternehmen gewahrt wissen möchten, nutzen Sie die Möglichkeit einen Hinweis über die Ombudsperson zu geben. Ansonsten nutzen Sie gerne die internen Kanäle über Ihren Vorgesetzten (wenn Sie Mitarbeiter der BwBM sind) oder über die Compliance-Managerin.

Für Hinweise, die im Rahmen der „EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ getätigt werden, gilt folgendes:

Hinweisgeber, die einen Hinweis zu einem Verstoß gegen das Unionsrecht melden, unterliegen dem Schutz der EU-Richtlinie 2019/1937.
Gespräche können nach Zustimmung des Hinweisgebers aufgezeichnet werden.
Rückmeldungen erfolgen im Zeitrahmen von maximal 3 Monaten sowie in Art und Umfang wie von der Richtlinie gefordert.
Es werden die geltenden Vertraulichkeitsregelungen und insbesondere die Vorgaben zur Verarbeitung personenbezogener Daten eingehalten. Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung einer spezifischen Meldung offensichtlich nicht relevant sind, werden nicht erhoben bzw. unverzüglich wieder gelöscht, falls sie unbeabsichtigt erhoben wurden.
Hinweisgeber, die nach der EU-Richtlinie Informationen über Verstöße melden, verletzen keine Offenlegungsbeschränkung, sofern sie hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die Meldung oder Offenlegung der Information notwendig ist, um einen Verstoß gemäß dieser Richtlinie aufzudecken.

Ihre Ansprechpartner

Nadine Evang
Interne Compliance Managerin
Edmund-Rumpler-Straße 8-10
51149 Köln
Tel:02203 - 9128 - 633
nadine.evang(at)bwbm(dot)de
oder compliance(at)BwBM(dot)de

Dr. Kathrin J. Niewiarra
Externe Ombudsperson
ELKE SCHAEFERRECHTSANWÄLTE
Sybelstraße 7
10629 Berlin
Tel: 030 - 4036750 - 40
bwbm(at)ra-elkeschaefer(dot)de
www.ra-elkeschaefer.de